Dossiers van leerlingen digitaal uitwisselen met OSO

Elk jaar verlaat een grote groep leerlingen de basisschool om te beginnen op het voortgezet onderwijs. Hierbij dienen de dossiers van deze leerlingen aan het vervolgonderwijs te worden overgedragen. Met de overstapservice onderwijs (OSO) kunt u dit snel en eenvoudig doen.

Auteur: Bas Damen – coördinator servicedesk

Waarschijnlijk bent u bekend met het digitaal overdrachtsdossier (DOD). Hiermee verstuurt u een bestand met gegevens naar de vervolgschool. OSO zal deze standaard vervangen. Met OSO zet u een leerling klaar voor de vervolgschool in uw eigen leerling administratiesysteem. U hoeft dus niet meer zelf een bestand te versturen.

Als u met OSO wilt werken doorloopt u als school eerst een kwalificatietraject. Inmiddels zijn al meer dan 5500 scholen gekwalificeerd om met OSO te werken. Tijdens de kwalificatie doet u onder andere een testuitwisseling met een leerling. Kijkt u voor meer informatie hierover op de site van de Overstapservice.

OSO in ParnasSys

Als u de uitschrijfgegevens bij de leerling heeft ingevuld, kunt u een OSO-dossier verzamelen. De leerlingen met een uitschrijfdatum staan in een lijst bij School > OSO > Overstapdossiers klaarzetten.

Nadat u op een leerling heeft geklikt, kunt u het dossier door ParnasSys laten verzamelen. Eventueel voegt u hier bijlagen aan toe. Dit dossier legt u voor aan de verzorgers. Zij hebben recht op inzage. Deze inzage legt u ook vast in ParnasSys.

Als dit is gedaan, kunt u de leerling klaarzetten voor de vervolgschool. Deze kan de leerling dan bij u ophalen.

Aandachtspunten

Als u gegevens wilt overdragen die niet standaard in het dossier staan, kunt u hiervoor een bijlage toevoegen. Documenten die al in de map van de leerling staan, voegt u snel toe met de knop ‘bijlage uit map’. Bestanden die nog niet in de map staan, voegt u toe door op ‘Bestand kiezen’ of ‘Bladeren’ te klikken. Zo kunt u bijvoorbeeld een overzicht uit ParnasSys als pdf-bestand opslaan en toevoegen.

Afhankelijk van de vervolgschool bij de leerling, worden bepaalde gegevens in het OSO-dossier opgenomen. Een uitwisseling naar een andere basisschool is anders dan naar het voortgezet onderwijs.

Om een OSO-dossier te kunnen verzamelen, dient u bij de leerling in elk geval een uitschrijfdatum vast te leggen. Verzamelt u het dossier zonder dat de leerling een vervolgschool heeft, dan kan ParnasSys niet vaststellen of het een overdracht is naar een andere basisschool of naar het voortgezet onderwijs. Daarom worden dan alle gegevens die meegegeven kunnen worden met OSO in het dossier opgenomen. Dit kan als pdf-bestand worden geopend zodat u en de verzorgers het kunnen inzien. Dit kunt u dus doen voordat u het gesprek met de verzorgers aangaat over welke vervolgonderwijs u voor de leerling adviseert.

Nadat de vervolgschool definitief is vastgesteld, voert u deze bij de leerling in. Verzamel het dossier nu opnieuw, zodat de relevantie informatie voor de vervolgschool in het dossier komt te staan. Geef hierbij aan of de verzorgers het dossier hebben ingezien. Nu kunt u de leerling ook daadwerkelijk klaarzetten voor de andere school. Alleen deze school kan het dossier van de leerling ophalen.

Meer informatie

Kijkt u voor meer informatie over OSO ook op ons Supportportaal. U opent het Supportportaal door rechtsboven in ParnasSys op het vraagteken te klikken of te gaan naar support.ParnasSys.net. Hier vindt u veelgestelde vragen en onze handleiding over OSO.

Daarnaast verzorgen we ook trainingen op locatie. Kijkt u voor de mogelijkheden op de pagina ‘Scholing‘.