Ouderportaal implementatie tips

Ouderportaal gebruiken: Waarom en hoe?

Een aantal jaren geleden zette de toenmalige staatssecretaris van onderwijs het thema 'ouderbetrokkenheid' op de agenda. Alhoewel dat voor vele scholen bepaald geen nieuw thema was, is er sinds die tijd toch veel veranderd.

Veel scholen hebben de afgelopen jaren verder nagedacht over ouderbeleid, ouderbetrokkenheid en ouderparticipatie. Welke rol hebben de ouders in de school en hoe ver wil je gaan bij participatie in het leerproces van de kinderen?

Over dergelijke vragen is al veel geschreven en diverse adviesdiensten begeleiden de scholen bij het proces. In dit artikel zal daarom voornamelijk ingegaan worden op het aspect van digitale communicatie met de ouders middels het ouderportaal van ParnasSys.

Belangrijke opmerking vooraf: digitale communicatie is niet bedoeld als vervanging van mondelinge communicatie! Het is een verlengstuk van de uitwisseling van informatie en het stroomlijnt de mondelinge communicatie en de contacten die er al zijn.

Voordelen

De voordelen van ouderbetrokkenheid en digitale communicatie met ouders zijn:

  • Realtime informatie, altijd beschikbaar, altijd up to date
  • Informatie op één plek: efficiëntie
  • Zorgvuldigheid: geen brieven die kwijtraken
  • Transparantie naar ouders
  • Benadrukt gezamenlijke verantwoordelijkheid
  • Bespaart leestijd bij gesprekken
  • Ouders voelen zich verantwoordelijk voor correctheid van gegevens
  • Efficiëntie: wijzigingen komen digitaal binnen

Hoe voer je het ouderportaal in?

Er is sprake van een technische implementatie en een inhoudelijke implementatie. In de volgende opzet worden deze zaken geïntegreerd:

Stap 1. Visie ontwikkelen op ouderbetrokkenheid

Het is belangrijk om eerst visie te ontwikkelen op ouderbeleid en vervolgens op de relatie tussen ouderbeleid en het ouderportaal.
Het ouderportaal is een middel wat binnen de visie op ouderbeleid een hele nuttige functie kan hebben.

Betrek in deze fase desgewenst uw onderwijsadviesdienst om de aansluiting bij de onderwijskundige ontwikkelingen optimaal te laten verlopen. Ook de ouderraad en/of de GMR krijgt een plek in het ontwikkelen van ouderbeleid.

Stap 2. Orderformulier invullen

Orderformulier ouderportaal naar ParnasSys retourneren. Een orderformulier treft u aan op de pagina over het ouderportaal.

Stap 3. Volgorde onderdelen kiezen

Er kunnen 11 onderdelen worden opengezet voor de ouders. Het is dus zaak om goed te overwegen welke onderdelen er in welke volgorde en op welke termijn worden geactiveerd.
Een logische volgorde is: beginnen met administratieve onderdelen en vervolgens onderwijsinhoudelijke onderdelen activeren. Het tonen van administratieve gegevens heeft duidelijk minder consequenties voor de schoolorganisatie dan het activeren van bijvoorbeeld de onderdelen hulpplannen en toetsen.

Het is verstandig om in fasen te werken en tussentijds de ouders te informeren over een volgende stap door middel van een informatieavond. Tijdens zo’n informatieavond kan dan toegelicht worden welk onderdeel er zichtbaar wordt en welke gegevens daarop getoond worden. Deze gegevens kunnen dan toegelicht worden. Onderaan dit artikel wordt een voorstel gedaan voor een mogelijke fasering van het openstellen van de onderdelen.

Stap 4. Communicatie met team

Communicatie met het team over de consequenties van openstelling van de verschillende onderdelen van ParnasSys is erg wezenlijk.

Elk van de onderdelen vraagt om een goede doordenking van de consequenties voor het team. Voorbeeld: als de handelingsplannen online voor de ouders inzichtelijk zijn, wat betekent dit voor de manier van formuleren in deze plannen?

In dit verband is het wellicht wenselijk om een teamtraining te volgen met als thema 'objectief schrijven over kinderen'. Diverse adviesdiensten bieden dergelijke trainingen aan.

Stap 5. Onderdelen activeren

Hoe de diverse onderdelen geactiveerd moeten worden, leest u in de handleiding op www.parnassys.net.

Stap 6. Communicatie met de ouders

Vóórdat de accounts naar de ouders verzonden worden, is het goed om hen te informeren over de openstelling van het ouderportaal. Dit kan het beste middels een ouderavond waarop de mogelijkheden van het ouderportaal gepresenteerd worden. Er is dan ook ruimte voor vragen over thema's als privacy van gegevens etc.

Stap 7. Accounts verzenden

Bij deze stap is het belangrijk om de ouders goed duidelijk te maken wat ze moeten doen als er iets niet werkt. Wie is er op school aanspreekpunt? Een kort instructieblad is wellicht wenselijk.

Onderdelen: welke volgorde?

Sommige onderdelen zijn wat gevoeliger qua inhoud van de informatie van andere onderdelen. De volgende fasen van invoering zijn denkbaar:

Fase a: administratieve gegevens leerling

Leerlingkaart en personalia worden altijd getoond.
Gezin
Absentie
Medisch
Facturen

Bij deze fase is het belangrijk om te realiseren dat de ouders middels een formulier correcties op de administratieve gegevens kunnen doorgeven. Dit komt dan als email bij de school binnen. Hierover moet uitleg gegeven worden aan de ouders. Verder kunnen de andere onderdelen toegelicht worden.

Fase b: Schoolgegevens

Jaarplanner
Nieuws
Medewerkers
Gespreksplanner

Deze fase is weinig ingrijpend omdat het feitelijk gaat om gegevens die al in papieren vorm beschikbaar zijn. De enige verandering is dat deze informatie nu digitaal beschikbaar komt.

Fase c: gegevens groep

Groep
Rooster

Bij deze fase kan een toelichting gegeven worden op het rooster. Daarnaast is het belangrijk om te doordenken welke gegevens van de groep er gepubliceerd worden. Het is ook belangrijk om met de ouders of ouderraad hierover af te stemmen wat wenselijk is. Er kunnen ouders zijn die bezwaar hebben tegen al te veel gegevens van hun kinderen beschikbaar voor anderen. Om die reden zijn er diverse instelmogelijkheden bij het onderdeel groep.

Fase d: Plannen van de leerlingen

Plan

De hulpplannen van de leerlingen gaan doorgaans al ter ondertekening mee naar huis, dus deze fase betreft meestal een digitalisering van de huidige werkwijze.

Het is mogelijk om een ingangsdatum in te stellen bij het tonen van de plannen, zodat de historische plannen niet in te zien zijn.

Fase e en verder: LVS gegevens van de leerlingen

Rapport
Methodetoetsen
Notities
Toetsen
Deze fase kan opgesplitst worden per onderdeel of meerdere onderdelen tegelijk. Voor elk onderdeel of groepje onderdelen is er een informatie-avond voor de ouders wenselijk.

Het is mogelijk om een ingangsdatum in te stellen bij het tonen van de notities, zodat de historische notities niet in te zien zijn. Ook is het mogelijk om bij de notities aan te geven welke categorie wél en welke categorie niet open staat.

Tip: Er zijn scholen die de rapporten enkele weken vóór een ouderavond op het ouderportaal dicht zetten, zodat leerkrachten rustig kunnen werken aan het rapport.

Tip: Sommige scholen werken met een notitie 'gesprekspunten ouderavond' die enkele dagen vóór de ouderavond opengezet wordt. Het is dan voor de ouders duidelijk welke punten besproken zullen worden. Als er een reactiemogelijkheid wordt gegeven, kunnen de ouders ook gesprekspunten aandragen.

Meer informatie