Tips voor een soepele jaarovergang

Over een paar weken begint de zomervakantie. Voor die tijd dienen er nog wel een aantal zaken voor het nieuwe schooljaar geregeld te worden. Mogelijk bent u daar al mee bezig. Met dit bericht willen we een aantal zaken voor u op een rij zetten.

Auteur: Bas Damen

De jaarovergang in vier stappen

In ParnasSys maakt u in vier stappen uw administratie gereed voor het nieuwe schooljaar. In dit artikel zetten we deze stappen overzichtelijk voor u op een rijtje.

Stap 1: nieuwe groepen aanmaken

Bij de eerste stap maakt u de groepen voor het nieuwe schooljaar aan. U kunt de groepen van het huidige schooljaar kopiëren naar het nieuwe schooljaar. Hierbij wordt ook een eventueel lesrooster meegenomen. Gebruik hiervoor de knop ‘groepen kopiëren’ op de tab Groep.

Stap 2: leerlingen indelen

Hierna plaatst u met de functie ‘Jaarovergang’ de leerlingen per groep in een groep van het volgend schooljaar. Daarbij kunt u aangeven of de leerling overgaat of doubleert. Bij een doublure zal ParnasSys het leerjaar niet ophogen. Hiervoor opent u een groep in het huidig schooljaar en gaat u naar Leerlingen > Jaarovergang.

Stap 3: uitschrijven van leerlingen

De derde stap is het uitschrijven van leerlingen in leerjaar 8 die de school verlaten. Deze leerlingen geeft u als uitschrijfdatum 31-07-2016. Het vastleggen van de uitschrijfdatum en de vervolgschool kunt u ook groepsgewijs doen door bij de groep te gaan naar Leerlingen > Uitschrijven.

Stap 4: afrondende handelingen

De laatste stap zijn de afrondende handelingen. Dit is het uitwisselen van alle leerlingen met BRON, het maken van de kennisgevingen uitschrijving, maken van groepsoverzichten voor het nieuwe schooljaar en het maken van leerkrachtroosters.

Deze stappen worden uitgebreid toegelicht in onze handleiding ‘Jaarovergang’ op het Supportportaal. U opent het Supportportaal door rechtsboven in ParnasSys op het vraagteken te klikken of te gaan naar ons
Kennisportaal. Zoekt u hier op ‘jaarovergang’. Hier staat ook een instructievideo waarin de eerste twee stappen worden gedemonstreerd. De video kunt u ook openen via https://youtu.be/gj3bg1Uid3s.

Inschrijven nieuwe leerlingen

Nieuwe leerlingen die na de zomervakantie bij u op school beginnen krijgen als inschrijfdatum 1 augustus. Maar leerlingen die na 1 augustus vier jaar zijn geworden, krijgen als inschrijfdatum de dag dat ze voor het eerst naar school gaan.

Koppelingen met externe partijen

Mogelijk is in uw administratie ingesteld dat gegevens worden gesynchroniseerd met externe partijen zoals Basispoort. Om in de gekoppelde omgeving ook de juiste gegevens te krijgen, is het van belang dat u op tijd de jaarovergang uitvoert in ParnasSys. Dit zorgt er voor dat de nieuwe groepsindeling ook doorgegeven wordt aan de externe partner. Overigens verstuurt Basispoort zelf ook een uitgebreide e-mail met informatie over de inrichting van het nieuwe schooljaar.